Connectie
blog
Offline gaan, je doet het niet zomaar
blog
Gepubliceerd op woensdag 7 juni 2023
6m
We zijn heel vaak online, dat lijkt geen moeite te kosten. Volledig offline gaan daarentegen, blijkt moeilijker. Om medewerkers hierin te ondersteunen en hen zo te helpen een evenwichtige balans tussen werk en privé na te streven, geldt vanaf april het recht op deconnectie. Naast de wettelijke bepalingen moeten de afspraken natuurlijk ook ingepast en nageleefd worden in de realiteit. Hoe pakt jouw organisatie dat aan? Ontdek hoe je mens en technologie laat samenwerken om je medewerkers echt te laten deconnecteren.
Ondernemingen met minstens 20 medewerkers zijn wettelijk verplicht om het recht op deconnectie, een belangrijk aspect van de arbeidsdeal, toe te passen. Zowel werkgevers als werknemers beseffen steeds meer dat een goede balans tussen werk en privé essentieel is om het werk leefbaar te houden. Daarom omvat de arbeidsdeal verschillende maatregelen om werknemers te helpen bij het beter combineren van werk en privéleven.
Het recht op deconnectie houdt in dat werknemers het wettelijke recht hebben om offline te zijn en dus buiten de werktijden niet bereikbaar hoeven zijn. Werknemers moeten volledig kunnen loskoppelen van hun werk. Als werkgever mag je alleen nog contact opnemen met een werknemer in geval van onvoorziene of specifieke omstandigheden, en hierover moeten duidelijke afspraken worden gemaakt. Vanaf 1 april 2023 is het verplicht om deze afspraken op te nemen in een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) of in het arbeidsreglement.
De benadering van het recht op deconnectie hangt af van de mentaliteit van de organisatie en kan worden veranderd door middel van effectief change management. Het is belangrijk om als organisatie aan je medewerkers te laten zien dat het mogelijk en acceptabel is om dit recht uit te oefenen. Als organisatie kun je een minimumstandaard vaststellen en vervolgens teams de vrijheid geven om aanvullende afspraken te maken die passen bij hun specifieke behoeften.
Om het recht op deconnectie effectief te implementeren, is het vanuit het oogpunt van user adoption en change management essentieel om op organisatieniveau afspraken te faciliteren en hier blijvend over te communiceren. Daarnaast moet ook het management actief betrokken zijn bij het ondersteunen van dit recht en de medewerkers aanmoedigen om er gebruik van te maken. Een bedrijfscultuur waarin de balans tussen werk en privé wordt gerespecteerd, draagt bij aan de tevredenheid en productiviteit van het personeel.
Het is belangrijk om een afsprakenkader op te stellen, ook wel bekend als people governance. Dit omvat het definiëren van richtlijnen met betrekking tot het beheer van de online status van medewerkers. Het hebben van duidelijke afspraken op dit gebied draagt bij aan de continuïteit van de organisatie en geeft medewerkers gemoedsrust wanneer ze offline zijn, in de wetenschap dat anderen hun weg wel zullen vinden.
Waar kan je afspraken over maken?
Daarnaast is het belangrijk om ook praktische afspraken op het niveau van teams te maken. Bijvoorbeeld, wanneer iemand verlof heeft, moet dit gerespecteerd worden en mag alleen contact worden opgenomen in uitzonderlijk dringende gevallen. Dit getuigt van respect voor de persoonlijke tijd en draagt bij aan een gezonde werk-privébalans. Het is ook essentieel om regelmatig terug te komen op deze afspraken en ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van wie wanneer beschikbaar is. Het bijhouden van een goed bijgewerkte agenda, bijvoorbeeld met behulp van een planningstool, kan hierbij helpen.
Het delen van deze afspraken en richtlijnen is essentieel, niet alleen voor bestaande medewerkers, maar ook voor nieuwe medewerkers die zich bij de organisatie voegen. Het geeft hen een duidelijk beeld van de verwachtingen en helpt hen snel op de hoogte te zijn van de deconnectie-afspraken binnen het team en de organisatie als geheel.
Naast het implementeren van de juiste bedrijfscultuur en het maken van praktische afspraken, spelen technologische tools een cruciale rol bij het ondersteunen van het recht op deconnectie. Het is belangrijk om technologie te zien als een hulpmiddel dat het proces van deconnectie en het bevorderen van een gezonde werk-privébalans kan vergemakkelijken. Bij het implementeren van deconnectie-richtlijnen is het van essentieel belang om eerst te bepalen hoe je als team wil samenwerken en vervolgens te bekijken hoe technologie kan worden ingezet om dit proces te ondersteunen, in plaats van andersom.
Een van de technologische aspecten die in overweging moet worden genomen, is het bewust omspringen met statussen op communicatieplatformen. Door agenda’s en statussen juist aan te passen, kunnen teamleden snel en gemakkelijk zien of iemand beschikbaar is, offline is of niet gestoord wil worden. Dit zorgt voor meer transparantie en helpt bij het nemen van beslissingen over de juiste communicatiekanalen en -methoden. Het stellen van de vraag of iets dringend is en het bekijken van de status van de persoon (online of offline) kan helpen bij het selecteren van de juiste benadering. Door het creëren van een soort workflow voor verschillende situaties, kunnen teams praktische vertalingen van de afspraken maken en deze implementeren in hun dagelijkse communicatie.
DOWNLOAD EEN VOORBEELDFLOWBinnen platformen zoals Teams bestaan er mogelijkheden om meldingen te ontvangen wanneer een persoon weer beschikbaar is. Dit kan nuttig zijn voor teams om te weten wanneer een collega terug is van een pauze, verlof of een ander tijdelijk offline moment. Het helpt om de communicatiestromen beter te coördineren en voorkomt onnodige tijdsverlies. Ook in Outlook krijg je tegenwoordig de keuze om een e-mail naar iemand te sturen die in de Out-of-Office (OOO)-modus staat, of om te wachten tot ze weer aan het werk zijn. Deze functie helpt bij het respecteren van de deconnectie van collega’s en draagt bij aan een effectieve communicatiecultuur.
Het is ook belangrijk om zelf verantwoordelijk om te gaan met je online status. Wanneer je klaar bent met werken, is het een goed idee om Teams volledig af te sluiten en niet op ‘oranje’ te laten staan. Dit kan verwarrend zijn voor anderen die proberen contact met je op te nemen. Hetzelfde geldt voor het gebruik van de mobiele app van Teams, waarbij het snel bekijken van berichten er automatisch voor zorgt dat je status groen wordt, zelfs als je offline wilt blijven. Technologie kan dus zowel ondersteunend als belemmerd werken bij het handhaven van het recht op deconnectie. Het is belangrijk om bewust om te gaan met online statussen in alle toepassingen en apparaten en deze actief offline te zetten wanneer je niet beschikbaar wilt zijn.
