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La déconnexion, une responsabilité partagée

Publié le mercredi 7 juin 2023
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Nous sommes souvent connectés à longueur de journée. La difficulté aujourd'hui est de nous déconnecter complètement. En avril, le droit à la déconnexion est entré en vigueur en Belgique pour aider les employés à préserver un bon équilibre entre le travail et la vie privée. Bien entendu, pour que cette législation soit efficace, les entreprises doivent la traduire en mesures concrètes. Comment votre organisation s’y prend-elle ? Découvrez comment combiner le travail d’équipe et la technologie pour permettre à vos collaborateurs de vraiment se déconnecter.

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La déconnexion, c’est votre droit

Les entreprises de 20 collaborateurs ou plus sont légalement tenues de respecter le droit à la déconnexion, un aspect majeur du deal pour l’emploi. Les employeurs et les travailleurs sont de plus en plus conscients de l’importance d’un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour que le travail reste vivable. C’est pourquoi le deal pour l’emploi comprend des mesures visant à aider les travailleurs à mieux combiner les deux.

En vertu du droit à la déconnexion, les travailleurs peuvent être hors ligne et non joignables en-dehors des heures de travail. Ils doivent en effet pouvoir se détacher pleinement de leur travail. En tant qu’employeur, cela signifie que vous ne pouvez plus contacter vos équipes en dehors des heures de travail qu’en cas de circonstances imprévues ou spécifiques, et moyennant des accords clairs. Depuis le 1er avril 2023, il est obligatoire de faire figurer ces accords dans une convention collective de travail (CCT) ou dans le règlement de travail.

La déconnexion demande un effort commun

Chaque organisation aura sa propre approche du droit à la déconnexion. En mettant en œuvre un processus efficace de gestion du changement, vous pouvez faire évoluer la mentalité et la culture dans votre entreprise. Il est avant tout important de montrer à vos collaborateurs qu’il est possible et acceptable d’exercer ce droit. Vous pouvez établir des normes minimales à l’échelle de l’organisation, puis laisser à chaque équipe individuelle la liberté de prendre des dispositions supplémentaires pour répondre à ses besoins spécifiques.

Comment mettre en œuvre concrètement le droit à la déconnexion ? En ce qui concerne l’adoption par les utilisateurs et la gestion du changement, il est essentiel de faciliter la conclusion d’accords au niveau de l’organisation et de communiquer régulièrement sur le sujet. La direction aussi doit activement encourager les collaborateurs à exercer leur droit à la déconnexion. Tout le monde y gagne, car une culture d’entreprise qui respecte l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée participe à la satisfaction et à la productivité des membres du personnel .

Pour y parvenir, vous pouvez établir un cadre général qui comprendra des règles relatives à la gestion du statut en ligne ou non des collaborateurs. C’est ce qui s’appelle la people governance : en concluant des accords clairs, vous permettez à vos collaborateurs de se déconnecter l’esprit tranquille, car ils savent que leur absence ne compromettra pas la continuité des activités.

Sur quoi pouvez-vous vous mettre d’accord ?

  • Quand peut-on ou doit-on activer le statut «Ne pas déranger » ?
  • Que faut-il indiquer dans un message Out of Office (OOO)?
  • Comment et quand peut-on joindre les collaborateurs qui sont souvent en déplacement?
  • Quels canaux de communication doivent être utilisés selon le degré d’urgence?

Il est important de conclure des accords pratiques au niveau des équipes, en plus de ceux pris au niveau de l’organisation. Par exemple, les congés doivent être respectés : un collaborateur en congé ne peut plus être contacté qu’en cas d’urgence exceptionnelle. En respectant le temps personnel de chaque personne, vous contribuez à un équilibre travail-vie privée sain. Ces accords doivent être vérifiés régulièrement et tout le monde doit aussi être au courant des disponibilités de chacun. Une bonne pratique consiste à tenir un agenda public, par exemple à l’aide d’un outil de planification.

Il est essentiel de partager ces accords et ces règles, y compris avec les nouveaux collaborateurs qui intègrent votre entreprise. Cela leur donnera un aperçu clair des attentes et des mesures en matière de déconnexion, aussi bien au sein de leur équipe que dans le reste de l’organisation.

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La technologie peut vous aider

En plus d’une bonne culture d’entreprise et de la conclusion d’accords pratiques, les outils technologiques jouent un rôle clé dans le droit à la déconnexion. La technologie doit être considérée comme un outil qui peut faciliter le processus de déconnexion et la promotion d’un équilibre travail-vie privée sain. Pour mettre en œuvre des règles en matière de droit à la déconnexion, il est important de commencer par déterminer la manière dont vous voulez collaborer en tant qu’équipe, puis d’examiner comment la technologie peut vous y aider, plutôt que l’inverse.

L’un des aspects technologiques à prendre en compte est la gestion active des statuts sur les plateformes de communication. Il est facile pour tout le monde de voir qui est disponible, qui est hors ligne et qui ne veut pas être dérangé quand les membres de l’équipe mettent immédiatement à jour leurs agendas et leurs statuts. Cela améliore la transparence et aide à décider des canaux et des méthodes de communication les plus efficaces dans chaque situation. La question est-elle urgente ? Et quel est le statut de la personne (en ligne ou hors ligne) ? Avec des flux de travail adaptés, les équipes pourront appliquer les accords dans leur communication au quotidien.

Télécharger la feuille de route

Des plateformes comme Teams permettent de recevoir des notifications seulement si la personne est disponible. Pour les équipes, il est bon de savoir quand un collègue est de retour d’une pause ou d’un congé. Cela permet de mieux coordonner les flux de communication et d’éviter de perdre du temps. Dans Outlook aussi, vous avez le choix : vous pouvez envoyer un e-mail à une personne en mode Out-of-Office  (OOO) ou attendre son retour. Cette fonction contribue au respect de la déconnexion entre collègues et à une culture de communication efficace.

Il est aussi important de gérer votre propre statut en ligne de manière responsable. Vous avez terminé de travailler ? Fermez Teams plutôt que de rester sur « orange », car cela peut prêter à confusion pour les personnes qui essaieront de vous contacter. Même chose pour l’app mobile de Teams : si vous consultez brièvement vos messages, vous faites automatiquement passer votre statut au vert, même si vous voulez rester hors ligne. La technologie peut donc être un outil, mais aussi un obstacle au respect du droit à la déconnexion. Il est important de garder un œil sur vos statuts, dans toutes vos applications et tous vos appareils, et de toujours vous mettre hors ligne lorsque vous n’êtes pas disponible .

 

 

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